Нет, согласие работника на обработку большинства кадровых данных в рамках трудовых отношений не требуется. Законодательство устанавливает отдельный правовой режим для персональных данных сотрудников — глава 14 Трудового кодекса работает поверх 152-ФЗ и во многих случаях даёт работодателю законные основания для обработки без отдельного согласия.
Специальный режим для данных работника
Глава 14 Трудового кодекса, статьи 85–90, — это lex specialis для персональных данных сотрудников. 152-ФЗ действует, но с оговорками: специфика трудовых отношений переопределяет многие общие правила.
В трудовом договоре вы фиксируете согласие на обработку данных в объёме, необходимом для выполнения этого договора. В этом случае отдельный документ о согласии — избыточен. Обработка идёт на основании ТК РФ, а это прямое законное основание по 152-ФЗ.
При этом вы всё равно обязаны уведомить Роскомнадзор об обработке, опубликовать политику обработки данных и принять локальные акты. Но согласие сотрудника на сбор паспортных данных, адреса, ИНН, СНИЛС, данных об образовании — не требуется, если это прямо предусмотрено ТК РФ.
Когда согласие не нужно
Работодатель вправе обрабатывать данные сотрудника без его отдельного согласия, если это необходимо для исполнения трудового договора. В частности:
- фамилия, имя, отчество;
- паспортные данные;
- данные о месте жительства и регистрации;
- ИНН и СНИЛС;
- сведения об образовании и квалификации;
- сведения о трудовой деятельности и стаже.
Это те данные, которые вы обязаны собрать для оформления приёма на работу, расчёта зарплаты, удержания налогов и взносов, направления отчётов. Их обработка прямо вытекает из требований ТК РФ и налогового законодательства, поэтому отдельное письменное согласие не требуется.
Но это не означает, что у вас есть карт-бланш. Законное основание есть только на ту обработку, которая необходима для достижения целей трудового договора. Всё, что выходит за эти рамки — например, использование данных работника для маркетинговых рассылок или передачи в посторонние организации — требует отдельного согласия.
Что запрещено без согласия
Статья 10 152-ФЗ вводит запрет на обработку специальных категорий. К ним относятся сведения о расовой и национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья и интимной жизни.
Статья 86 ТК РФ дополняет этот список: работодатель не вправе обрабатывать данные о членстве работника в общественных объединениях или профсоюзах, если это не прямо предусмотрено законом.
Обработка таких данных разрешена только в исключительных случаях по части 2 или 2.1 статьи 10 152-ФЗ. Прежде всего — при наличии письменного согласия субъекта. Также если данные разрешены самим субъектом для распространения в порядке статьи 10.1. Или когда обработка требуется для установления пенсионных прав, для осуществления медицинских экспертиз, по решению суда или для защиты жизни, здоровья и иных жизненно важных интересов субъекта.
Но в трудовых отношениях эти основания работают редко. Если вы собираете данные о состоянии здоровья работника, то только для подтверждения его права на льготы или для перевода на другую работу по медицинским показаниям. И на каждое такое действие нужно прямое законное основание.
Передача третьим лицам — отдельная история
Передача данных сотрудника третьим лицам регулируется жёстче, чем внутренняя обработка. Статья 86 ТК РФ требует предварительного уведомления и письменного согласия работника. При этом вы обязаны сообщить цели передачи, источники данных, способы их использования и последствия отказа дать согласие.
Это касается любых третьих лиц — контрагентов, аутсорсинговых компаний, банков, страховых организаций, если вы передаёте им данные ваших сотрудников. Даже если речь идёт о той информации, которую вы обрабатываете без согласия в рамках трудового договора.
Пример: вы передаёте данные сотрудников в банк для зарплатного проекта — нужно письменное согласие каждого. Направляете данные в страховую компанию для корпоративного ДМС — тоже согласие. Отправляете сведения в налоговую — согласие не требуется, это обязанность по закону. Ключевой принцип: если вы передаёте данные, потому что так требует закон — согласия не нужно. Если вы передаёте их по своей воле, потому что вам это выгодно или удобно — нужно.
Статья 88 ТК РФ дополнительно ограничивает такую передачу: только по конкретной цели, с согласия или на законных основаниях, без лишней информации. И передавать можно только тем третьим лицам, которым эти данные действительно нужны для выполнения договора.
Важный нюанс: защита персональных данных работника осуществляется за счёт средств работодателя — пункт 7 статьи 86. Это означает, что технические и организационные меры безопасности вы финансируете сами, не перекладывая расходы на сотрудников.
Подробнее о том, в каких случаях всё-таки нужно брать письменное согласие работника, читайте в материале когда нужно согласие работника. Там разбираются все ситуации, выходящие за рамки трудового договора.
А если вы передаёте данные сотрудников внешним исполнителям, то обязательно изучите отдельный материал передача данных работника третьим лицам — там алгоритм действий и обязательные условия.
Полную картину обязанностей оператора по 152-ФЗ и ТК РФ можно найти в полном гиде по 152-ФЗ.
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию юриста по конкретной ситуации.
Вопросы про персональные данные сотрудников
Мне нужно брать согласие на паспортные данные нового сотрудника?
Нет, если вы обрабатываете их для заключения и исполнения трудового договора — это законное основание, согласие не требуется. Согласие нужно только на обработку, не связанную с выполнением трудовых обязанностей.
Я могу передать данные сотрудника в банк для зарплатного проекта без его согласия?
Нет. Передача данных третьим лицам требует письменного согласия работника с предварительным уведомлением о целях, источниках и способах обработки — это прямое требование статьи 86 ТК РФ.
Какие данные сотрудника я вообще не имею права собирать?
Вы не вправе обрабатывать сведения о расовой/национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных убеждениях, интимной жизни и членстве в общественных объединениях и профсоюзах, если это не прямо предусмотрено законом (статья 86 ТК РФ и статья 10 152-ФЗ).
Кто платит за защиту данных сотрудников — я или они?
Работодатель. Пункт 7 статьи 86 ТК РФ прямо устанавливает, что защита персональных данных работника осуществляется за счёт средств работодателя.
Похожие материалы
Источники
- Трудовой кодекс РФ, глава 14 (ст. 85-90) — персональные данные работника — consultant.ru
Норма приведена по тексту главы 14 ТК РФ, сверено 11.07.2026 и повторно 22.07.2026.