Нет, данные сотрудника после увольнения не подчиняются единому сроку — здесь работают два разных закона. 152-ФЗ требует уничтожения в срок до 30 дней после цели обработки, а кадровые документы подчиняются архивному законодательству со сроками в десятки лет.
Два разных режима — не путать
Это место, где многие ошибаются. Увидев 30-дневный срок в статье 21 152-ФЗ, компании начинают уничтожать всё подряд после увольнения. Это нарушение.
152-ФЗ — общий закон о персональных данных. Он требует уничтожать данные, когда цель их обработки достигнута. Но он содержит оговорку: «если иное не предусмотрено законом».
И это «иное» — Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле». Он устанавливает свои сроки хранения для документов по личному составу. И эти сроки длиннее, намного.
Таким образом, после увольнения сотрудника часть его данных вы обязаны уничтожить в 30 дней, а часть — хранить десятилетиями.
Срок по 152-ФЗ
Часть 4 статьи 21 152-ФЗ даёт чёткий срок: по достижении цели обработки оператор обязан прекратить обработку и уничтожить персональные данные в срок до 30 дней, если иное не предусмотрено законом.
Для данных сотрудника после увольнения «цель обработки» — это исполнение трудового договора. Как только трудовой договор расторгнут, цель для большинства данных достигнута.
Но тут же включается оговорка «если иное не предусмотрено законом». Закон об архивном деле предусматривает иное — он требует хранить кадровые документы годами. Это и есть то самое «иное», которое приостанавливает действие 30-дневного срока 152-ФЗ.
Срок по закону об архивном деле
Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле» в статье 22.1 устанавливает сроки хранения документов по личному составу.
Документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.
Документы, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
Что именно относится к документам по личному составу:
- трудовые договоры;
- приказы о приёме, переводе, увольнении;
- личные карточки сотрудников;
- ведомости начисления зарплаты;
- расчётные листки;
- документы о повышении квалификации;
- медицинские заключения, если они стали основанием для кадрового решения.
Это те документы, которые подтверждают трудовую деятельность работника, его стаж, должности, заработок. Они нужны для пенсионного обеспечения, для подтверждения стажа, для справок по запросам самого работника.
Именно поэтому архивное законодательство устанавливает такие длительные сроки — чтобы человек мог подтвердить свой стаж и доход через 10, 20, 30 лет после увольнения.
Что из этого следует на практике
На практике это означает разное обращение с разными данными.
Трудовой договор, приказы, личная карточка, ведомости по зарплате — хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства. Вы не имеете права уничтожить их через 30 дней после увольнения.
Данные, не входящие в состав документов по личному составу, уничтожаются в срок до 30 дней после увольнения. Что сюда обычно входит:
- электронные копии резюме и анкет;
- сканы паспорта и других документов, которые не относятся к документам по личному составу;
- данные, которые вы обрабатывали для дополнительных целей — маркетинга, рассылок, корпоративных мероприятий;
- временные записи в кадровых базах, которые не являются архивными документами.
Отдельный вопрос — доступ к данным уволенного сотрудника. У вас есть право хранить документы, но доступ к ним должны иметь только те сотрудники, кому это нужно по работе. После увольнения человека его личное дело переводится в архивный режим — доступ ограничен, обработка для текущих целей прекращена, но хранение продолжается в соответствии с 125-ФЗ.
Также важно: если бывший сотрудник подаёт запрос на выдачу копий документов (справка о зарплате, копия приказа), вы обязаны предоставить их в установленный срок. Хранение документов по архивному законодательству не освобождает вас от обязанности выдавать их по запросу.
Полный гид по всем срокам и обязанностям оператора по 152-ФЗ можно найти в полном гиде по 152-ФЗ. Для понимания базовых принципов работы с данными сотрудников читайте материал персональные данные сотрудников. А для выстраивания системы внутреннего контроля обработки данных — статью внутренний контроль обработки данных.
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию юриста по конкретной ситуации.
Вопросы про данные сотрудника после увольнения
Через сколько дней после увольнения я могу уничтожить личное дело сотрудника?
Вы не можете уничтожить личное дело через 30 дней. Личное дело — это документ по личному составу, и оно подлежит хранению 50 или 75 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства (статья 22.1 125-ФЗ).
Какие данные сотрудника я должен уничтожить в 30 дней после увольнения?
Данные, не относящиеся к документам по личному составу: временные электронные копии, резюме, анкеты, данные для дополнительных целей (маркетинг, рассылки). Трудовые договоры, приказы, личные карточки и ведомости по зарплате — хранятся по архивному законодательству.
Что делать, если я уничтожил документы по личному составу раньше срока?
Это нарушение Федерального закона № 125-ФЗ, которое может повлечь административную ответственность. Кроме того, это создаёт риск для бывших сотрудников, которые не смогут подтвердить свой стаж, и для вас — они могут потребовать восстановления документов через суд.
Кто устанавливает сроки хранения кадровых документов — 152-ФЗ или 125-ФЗ?
Для документов по личному составу сроки устанавливает закон об архивном деле (125-ФЗ) — 50 или 75 лет. 152-ФЗ устанавливает 30-дневный срок для данных, не являющихся документами по личному составу. Эти законы работают в связке, не заменяя друг друга.
Похожие материалы
Источники
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ, ст. 22.1 — сроки хранения документов по личному составу — base.garant.ru
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 21 — сроки уничтожения — consultant.ru
Нормы приведены дословно по официальным текстам 125-ФЗ и 152-ФЗ, сверено 22.07.2026.